Leitfaden für Hotel-Gästekommunikation: WhatsApp, SMS & E-Mail-Plattformen

Dieser Leitfaden zeigt, welche Kommunikationskanäle sich für welche Situationen eignen, warum WhatsApp innerhalb kürzester Zeit zum wichtigsten Kanal für die Gästekommunikation geworden ist, welche Kosten automatisierte Nachrichten für ein Hotel mit 50 Zimmern verursachen, welche Compliance-Anforderungen Hotels in der DACH-Region beachten müssen und anhand einer realen Fallstudie, was sich verändert, wenn Gäste Informationen sofort erhalten, anstatt darauf warten zu müssen.

Warum moderne Hotels eine Multi-Channel-Messaging-Plattform benötigen

Gäste kontaktieren Hotels heute über den Kommunikationskanal, der ihnen im jeweiligen Moment am angenehmsten erscheint. Hotels, die nur ein oder zwei Kanäle im Blick behalten, übersehen daher zwangsläufig Nachrichten oder reagieren zu spät. Eine Multi-Channel-Messaging-Plattform löst dieses Problem, indem sie alle Konversationen in einem zentralen Arbeitsbereich bündelt, der mit dem PMS verbunden ist. So muss das Hotelpersonal nicht mehr zwischen fünf verschiedenen Anwendungen wechseln, um einem einzigen Gast zu antworten.

• ● Gäste nutzen je nach Situation unterschiedliche Kommunikationskanäle: WhatsApp für kurze Rückfragen, E-Mail für formelle Bestätigungen, SMS für dringende Benachrichtigungen und Live-Chat während der Buchungsentscheidung.
• ● Nicht überwachte Kanäle bedeuten verpasste Gästekontakte: Wer nur ein oder zwei Kanäle beobachtet, riskiert unbeantwortete Nachrichten.
• ● Zentralisierung verkürzt die Reaktionszeit: Ein gemeinsamer Arbeitsbereich verhindert, dass Mitarbeitende zwischen verschiedenen Tools nach einer einzelnen Nachricht suchen müssen.
• ● Die Erwartungen der Gäste haben sich verändert: Schnelle, dialogorientierte Kommunikation hat Telefonanrufe und verstreute E-Mails als Standard längst abgelöst.
• ● Einheitliche Kommunikation ist wichtiger als der Kanal selbst: Gäste erwarten dieselbe Servicequalität – unabhängig davon, ob sie per WhatsApp, E-Mail oder Live-Chat Kontakt aufnehmen.

Hotels, die ihre Kommunikationskanäle zentral verwalten, können schneller reagieren, Probleme lösen, bevor sie zu negativen Bewertungen führen, und ein konsistentes Gästeerlebnis bieten – unabhängig davon, über welchen Kanal der Gast Kontakt aufnimmt.

Die besten Methoden der digitalen Gästekommunikation

Nicht jede Nachricht eignet sich für denselben Kommunikationskanal. Entscheidend für ein gelungenes Gästeerlebnis ist, den passenden Kanal im richtigen Moment einzusetzen. Erfolgreiche Hotels setzen daher nicht auf nur eine Lösung, sondern kombinieren mehrere zentrale Kommunikationswege innerhalb ihrer Gästekommunikation:

• ● WhatsApp: Ideal für Echtzeitkommunikation, Fragen während des Aufenthalts, Serviceanliegen und alle Situationen, in denen Gäste eine schnelle Antwort erwarten. Besonders geeignet für zeitkritische Nachrichten mit sehr hohen Öffnungsraten.
• ● SMS: Optimal für kurze, direkte Benachrichtigungen wie Check-in-Erinnerungen oder dringende Informationen – insbesondere für Gäste, die WhatsApp nicht nutzen oder in Ländern, in denen SMS weiterhin der wichtigste Kommunikationskanal ist.
• ● E-Mail: Perfekt für ausführlichere Informationen, offizielle Bestätigungen und Inhalte, die Gäste später erneut nachlesen möchten.
• ● Nachrichten in der Hotel-App oder im Gästeportal: Besonders geeignet für Hotels mit eigener App oder digitaler Guest Journey – etwa für den digitalen Check-in, Self-Service-Angebote oder Upselling.
• ● Live-Chat auf der Website: Die beste Lösung für Fragen vor der Buchung und um Interessenten zu erreichen, bevor sie eine Reservierung vornehmen.
• ● Push-Benachrichtigungen: Ideal für kurze, zeitkritische Hinweise wie „Ihr Zimmer ist bezugsfertig“ oder „Ihre Tischreservierung wurde bestätigt“, ohne dass Gäste eine weitere App öffnen müssen.

Der Wandel vom Telefon zur Messenger-Kommunikation

Früher griffen Gäste selbstverständlich zum Telefonhörer. Heute schicken sie zunächst eine Nachricht und rufen nur noch an, wenn sie keine Antwort erhalten. Ein Telefonanruf wird häufig als störend empfunden, während eine Nachricht bequem, flexibel und genau dann beantwortet werden kann, wenn es gerade passt. Das ist längst kein Trend mehr – sondern der neue Standard:

• ● Jüngere Reisende vermeiden Telefonate nahezu vollständig, da sie diese als langsam und störend empfinden.
• ● Internationale Gäste bevorzugen WhatsApp gegenüber teuren oder ungewohnten Telefonsystemen.
• ● Vielbeschäftigte Reisende möchten Anfragen zwischen Meetings oder sogar während einer Reise senden, anstatt in einer Warteschleife zu warten.
• ● Gäste, die über OTAs buchen kommunizieren häufig direkt über die jeweilige Buchungsplattform und rufen das Hotel gar nicht mehr an.

Hotels, die ihre Kommunikation noch immer hauptsächlich auf Telefonanrufe ausrichten, optimieren einen Kanal, den viele Gäste bewusst meiden. Das Telefon an der Rezeption verschwindet zwar nicht, doch die Beziehung zum Gast beginnt heute meist in einem Chatverlauf. Hotels, die diesen Wandel noch nicht vollzogen haben, geraten zunehmend ins Hintertreffen.

Die besten Methoden der digitalen Gästekommunikation

Digitale Kommunikation ermöglicht Hotels, Gästen vor, während und nach dem Aufenthalt zeitnahe Informationen und schnelle Antworten über E-Mail, SMS, WhatsApp, Apps oder Chatbots bereitzustellen. Am erfolgreichsten ist die Kombination aus Automatisierung und persönlichem Service: Standardnachrichten wie Buchungsbestätigungen, Check-in-Informationen, Erinnerungen oder Bewertungsanfragen werden automatisiert versendet, während Mitarbeitende individuelle Anliegen, Beschwerden und VIP-Anfragen persönlich betreuen. Dabei sollten sich die Kommunikationskanäle stets an den Vorlieben der Gäste orientieren. Das Ziel ist einfach: die richtige Nachricht, zur richtigen Zeit, über den richtigen Kanal.

Die besten Methoden der digitalen Gästekommunikation für Hotels

(Die Informationen stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. Stand: Juli 2026.)

WhatsApp für Hotels – der führende Kommunikationskanal

WhatsApp hat sich zu einem der praktischsten Kommunikationskanäle für Hotels entwickelt, da Gäste die App ohnehin täglich nutzen und schnelle Antworten erwarten. Sie eignet sich ideal für Nachrichten vor der Anreise, Check-in-Informationen, Wegbeschreibungen, Benachrichtigungen zur Zimmerbereitschaft, Serviceanfragen und Feedback nach dem Aufenthalt. In Verbindung mit einem PMS oder einer Plattform für Gästekommunikation wird WhatsApp zu weit mehr als nur einer Chat-App: Nachrichten lassen sich Reservierungen zuordnen, automatisierte Vorlagen können zum richtigen Zeitpunkt versendet werden und Mitarbeitende verwalten alle Konversationen über einen gemeinsamen Posteingang. So können Hotels schneller reagieren, wiederkehrende Aufgaben reduzieren und eine persönliche, strukturierte sowie rechtskonforme Gästekommunikation gewährleisten.

Gästekommunikation mit optimaler WhatsApp-Integration für Hotels

Gäste erwarten heute eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation – und WhatsApp erfüllt genau diese Anforderungen. Sie können das Hotel über eine App kontaktieren, die sie täglich nutzen, und Nachrichten dann lesen oder beantworten, wenn es für sie passt. Dadurch werden selbst alltägliche Vorgänge wie der Check-in, das Abrufen einer Wegbeschreibung oder kurze Rückfragen zu persönlichen Gesprächen statt zu rein transaktionalen Abläufen – sowohl in Hotels als auch in Ferienunterkünften.

Der eigentliche Mehrwert entsteht, wenn WhatsApp direkt in das Property-Management-System integriert wird und jede Nachricht automatisch der richtigen Reservierung sowie der jeweiligen Gästehistorie zugeordnet ist. Werden Buchungsbestätigungen, Informationen vor der Anreise und Feedback-Anfragen automatisiert, können sich Mitarbeitende auf Gespräche konzentrieren, bei denen persönlicher Kontakt wirklich wichtig ist. So wird jede Nachricht zu einer Gelegenheit, Gästen das Gefühl zu geben, rundum betreut zu werden.

WhatsApp Business für Ihr Hotel einrichten

Die Einrichtung von WhatsApp Business für Ihr Hotel umfasst mehrere wichtige Schritte – von der Registrierung bis zum offiziellen Start. Wenn jeder dieser Schritte sorgfältig umgesetzt wird, erhalten Gäste bereits ab der ersten Nachricht ein reibungsloses und professionelles Kommunikationserlebnis.

• ● Unternehmen registrieren: Registrieren Sie Ihr Hotel auf der WhatsApp Business Platform unter dem offiziellen Firmennamen, mit einer verifizierten Telefonnummer und dem passenden Markenauftritt.
• ● Unternehmensprofil erstellen: Ergänzen Sie Logo, Adresse, Website und Öffnungszeiten, damit Gäste Ihr Hotel sofort erkennen.
• ● Die passende Lösung wählen: Nutzen Sie die API-Version über eine Messaging- oder PMS-Integrationsplattform anstelle der einfachen App, um mehrere Mitarbeitende sowie Automatisierungen zu unterstützen.
• ● Nachrichtenvorlagen vorbereiten: Erstellen Sie Vorlagen für Buchungsbestätigungen, Check-in-Anweisungen und Willkommensnachrichten und lassen Sie diese genehmigen.
• ● Einwilligung einholen: Integrieren Sie bereits während der Buchung eine klare Einwilligungserklärung, damit Gäste dem Kontakt über WhatsApp bewusst zustimmen.
• ● Zuständigkeiten im Team festlegen: Weisen Sie Schichten oder Verantwortlichkeiten für die Betreuung des Posteingangs zu, damit keine Nachricht unbeantwortet bleibt.

Sobald diese Schritte abgeschlossen sind, verfügt Ihr Hotel über einen vollständig einsatzbereiten WhatsApp-Kanal, über den Sie vom ersten Tag an echte Gästekonversationen bearbeiten können.

Compliance- und Datenschutzanforderungen

Für Hotels in Deutschland, Österreich und der Schweiz geht es bei der Gästekommunikation nicht nur um schnelle Antworten. Workflows über WhatsApp, SMS und E-Mail müssen auch die geltenden Vorschriften zu Datenschutz, elektronischem Marketing, Gästemeldung und Plattformsicherheit erfüllen. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten gesetzlichen Regelungen zusammen, die Hotels bei der Auswahl oder Nutzung einer Plattform für Gästekommunikation berücksichtigen sollten.

Wichtige Compliance-Vorschriften für Plattformen zur Gästekommunikation in der DACH-Region

(Die Informationen stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. Stand: Juli 2026.)

Multi-Channel-Plattform: WhatsApp, E-Mail und SMS an einem Ort

Hotelgäste kontaktieren das Hotel über WhatsApp, SMS, E-Mail, Live-Chat, OTA-Nachrichten und App-Benachrichtigungen. Werden diese Kanäle in getrennten Tools verwaltet, verlieren Mitarbeitende viel Zeit durch den Wechsel zwischen verschiedenen Tabs und das wiederholte Prüfen von Informationen. Eine Multi-Channel-Plattform bündelt sämtliche Nachrichten und Automatisierungen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich, der mit dem PMS verbunden ist. So können Mitarbeitende vor ihrer Antwort sofort das Gästeprofil, die Aufenthaltsdaten und den bisherigen Gesprächsverlauf einsehen. Native WhatsApp-Unterstützung bieten Duve, HiJiffy, Canary Technologies und Bookboost. HotelFriend stellt PMS-basierten Chat, E-Mail-Kommunikation und Push-Benachrichtigungen bereit, während WhatsApp über Drittanbieter-Tools integriert werden kann. Das Ergebnis: weniger übersehene Nachrichten, schnellere Antworten und ein einheitlicherer Service über alle Kanäle hinweg.

Die besten Messaging-Plattformen für die Gästekommunikation

Eine gute Kommunikationsplattform für Hotels führt Gästenachrichten, Antworten der Mitarbeitenden und Automatisierungen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich zusammen. Die folgende Tabelle zeigt, wie führende Plattformen WhatsApp, SMS, E-Mail, Live-Chat, Push-Benachrichtigungen und weitere Workflows der Gästekommunikation unterstützen.

Die besten Multi-Channel-Plattformen für die Gästekommunikation in Hotels

(Die Informationen stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. Stand: Juli 2026.)

Warum Zentralisierung besser ist als ständiges Wechseln zwischen Tabs

Teams an der Rezeption wechseln häufig zwischen PMS, E-Mail, WhatsApp und Bewertungsplattformen, nur um eine einzige Gästeanfrage zu bearbeiten. Jeder Wechsel kostet Zeit und erhöht das Risiko, dass eine Nachricht übersehen oder eine veraltete Antwort versendet wird. Werden alle Kanäle in einem zentralen, mit dem PMS verbundenen Posteingang gebündelt, stehen Gästehistorie, Reservierungsdetails und sämtliche Konversationen an einem Ort zur Verfügung. So können Mitarbeitende schneller reagieren, Schichten reibungslos übergeben und unabhängig davon, wer gerade Dienst hat, ein konsistentes Gästeerlebnis bieten.

• ● Kanalübergreifend gehen weniger Nachrichten verloren
• ● Schnellere Antworten, da Mitarbeitende nicht zwischen verschiedenen Tools wechseln müssen
• ● Der vollständige Gesprächsverlauf erleichtert eine reibungslose Schichtübergabe
• ● Antworten sind präziser, da sie auf aktuellen Reservierungsdaten basieren
• ● Einheitliches Gästeerlebnis über alle Mitarbeitenden und Kommunikationskanäle hinweg

Automatisierte Gästekommunikation entlang der gesamten Guest Journey

Automatisierte Gästekommunikation hält den Kontakt vor, während und nach dem Aufenthalt aufrecht, ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand für die Rezeption: Buchungsbestätigungen, Zahlungserinnerungen, Anfahrtsinformationen und Upgrade-Angebote vor der Anreise; Service-Updates und Antworten des Housekeepings während des Aufenthalts; sowie Rechnungen, Bewertungsanfragen und Angebote für einen erneuten Aufenthalt nach dem Check-out. In Verbindung mit dem PMS hilft diese Kommunikation vor der Anreise und nach dem Check-out den Mitarbeitenden, schneller zu reagieren, übersehene Anfragen zu vermeiden, passende Zusatzleistungen anzubieten und während der gesamten Guest Journey ein einheitliches Gästeerlebnis sicherzustellen.

Software für die Kommunikation vor der Anreise

Software für die Kommunikation vor der Anreise übernimmt organisatorische Abläufe, noch bevor die Mitarbeitenden an der Rezeption aktiv werden müssen. Sie versendet Buchungsbestätigungen, Anfragen zur Identitäts- oder Zahlungsprüfung, Wegbeschreibungen, Parkplatzinformationen, Upgrade-Angebote sowie eine letzte Erinnerung ein oder zwei Tage vor der Ankunft. Dadurch lassen sich wiederkehrende Telefonanfragen reduzieren und zugleich natürliche Upselling-Möglichkeiten für Zusatzleistungen wie Frühstück oder Transfers schaffen, da Gäste vor Beginn des Aufenthalts besonders offen für solche Angebote sind. Die Daten werden direkt aus dem PMS übernommen, sodass jede Nachricht automatisch auf die jeweilige Reservierung, das Check-in-Datum und den Zimmertyp abgestimmt ist – ganz ohne manuelle Eingabe.

Kommunikation während des Aufenthalts

Während ihres Aufenthalts stellen Gäste möglicherweise Fragen zum Housekeeping, benötigen zusätzliche Handtücher, möchten einen Late Check-out anfragen oder Informationen zu Parkplätzen, Restaurantöffnungszeiten oder technischen Problemen erhalten. Eine zentrale Kommunikationsplattform bündelt alle diese Anfragen aus WhatsApp, SMS, E-Mail, Live-Chat oder einer Gäste-App an einem Ort, sodass Mitarbeitende schneller antworten können, ohne den Kontext zu verlieren.

Dank der Integration mit dem PMS zeigt die Plattform vor der Antwort das Zimmer des Gastes, die Details seiner Buchung und den bisherigen Nachrichtenverlauf an. Hotels können Standardinformationen automatisieren und gleichzeitig dringende oder persönliche Anfragen priorisieren. Dadurch werden weniger Nachrichten übersehen und der Service während des Aufenthalts verbessert.

Nachrichten nach dem Check-out

Nachdem ein Gast ausgecheckt hat, halten automatisierte Follow-up-Nachrichten die Beziehung aufrecht, ohne zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeitenden. Dazu gehören in der Regel eine Dankesnachricht, eine digitale Kopie der Rechnung oder eine Abrechnungsübersicht, eine Bitte um Feedback oder eine Bewertung sowie gelegentlich eine Einladung zum Treueprogramm oder ein Sonderangebot für einen zukünftigen Aufenthalt. Der richtige Zeitpunkt spielt dabei eine entscheidende Rolle: Eine Bewertungsanfrage, die ein bis zwei Stunden nach dem Check-out versendet wird, erzielt meist deutlich höhere Rücklaufquoten als eine Nachricht, die erst Tage später eintrifft, wenn der Gast die Reise gedanklich bereits abgeschlossen hat. Werden solche Follow-ups konsequent eingesetzt, können Hotels Probleme erkennen, bevor daraus öffentliche negative Bewertungen entstehen, und ehemalige Gäste gezielt zu einer erneuten Buchung motivieren.

Fallstudie: HZDR-Gästehaus

Vor der Einführung von HotelFriend gab es für das HZDR-Gästehaus mit 17 Zimmern in Rossendorf keine Möglichkeit, Gästen wichtige Informationen zu ihrem Aufenthalt sofort bereitzustellen. Die Mitarbeitenden mussten Buchungsbestätigungen, Check-in-Zeiten, Zimmerdetails und Serviceinformationen manuell versenden. Dadurch verlangsamte sich die Kommunikation und Gäste mussten selbst auf grundlegende Auskünfte warten.

Mit HotelFriend konnte das Team die Gästekommunikation in einem cloudbasierten PMS zentralisieren. Gäste erhielten schneller relevante und hilfreiche Informationen zu ihrem Aufenthalt, während die Mitarbeitenden Informationen effizienter verwalten und weitergeben konnten, ohne wiederholt manuell nachfassen zu müssen. Zur Einführung gehörten außerdem eine transparente interne Kommunikation und Schulungen, sodass das Team den Gästen den neuen Ablauf vom ersten Tag an verständlich erklären konnte.

Mit dem HotelFriend-System wurde der Buchungsprozess um 87 % reibungsloser, da die Bereitstellung von Gästeinformationen nicht länger von der Verfügbarkeit der Mitarbeitenden abhängt. Die Fallstudie des HZDR-Gästehauses zeigt, wie eine schnellere und zentralisierte Gästekommunikation Wartezeiten reduziert, mehr Klarheit schafft und eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung ermöglicht.

Kosten automatisierter Nachrichten für ein Hotel mit 50 Zimmern

Die Kosten für automatisierte Nachrichten in einem Hotel mit 50 Zimmern hängen von der Plattform, dem Nachrichtenvolumen, den verwendeten Kanälen und den Anforderungen an die PMS-Integration ab – insbesondere wenn automatisierte Nachrichten vor, während und nach dem Aufenthalt abgedeckt werden sollen. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Kostenpunkte für WhatsApp, SMS, E-Mail, Einrichtung und die monatliche Plattformnutzung.

Geschätzte Kosten für automatisierte Nachrichten in einem Hotel mit 50 Zimmern

(Die Informationen stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. Stand: Juli 2026.)

Kommunikationstools für kleine Hotels

Für die Gästekommunikation in kleinen Betrieben ist keine Messaging-Infrastruktur auf Enterprise-Niveau erforderlich. Entscheidend ist vielmehr eine zuverlässige Lösung, die sich von einem kleinen Team einfach verwalten lässt und mit den täglichen Abläufen verbunden ist. Plattformen wie HotelFriend CORE, Little Hotelier, Akia, Canary Technologies und Bookboost verfolgen unterschiedliche Ansätze – von PMS-integriertem Chat über KI-Automatisierung bis hin zu Marketing entlang der gesamten Guest Journey.

Preisbewusste Unterkünfte können mit der kostenlosen WhatsApp-Business-App oder einfachen Tools im Preisbereich von $20 bis $80 pro Monat starten und mit zunehmendem Wachstum Funktionen wie KI-Chatbots ergänzen. Unabhängig von der gewählten Lösung bleibt das Ergebnis dasselbe: weniger übersehene Nachrichten und ein besseres Gästeerlebnis, ohne Ihre Mitarbeitenden zu überlasten.

Kosten automatisierter Nachrichten für ein Hotel mit 50 Zimmern

Kleine Hotels benötigen Kommunikationstools, die sich einfach verwalten lassen, schnell von Mitarbeitenden erlernt werden können und in die täglichen Abläufe integriert sind. Die folgende Tabelle vergleicht Plattformen, mit denen Unterkünfte mit weniger als 50 Zimmern Gästenachrichten, Automatisierungen und Serviceanfragen ohne unnötige Komplexität verwalten können.

Die besten Kommunikationstools für kleine Hotels mit weniger als 50 Zimmern

(Die Informationen stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. Stand: Juli 2026.)

Budgetfreundliche Optionen

Die meisten kleinen, unabhängigen Hotels benötigen nicht den vollen Funktionsumfang eines Messaging-Systems für Großunternehmen. Es gibt einfache und kostengünstige Lösungen, die alle wesentlichen Funktionen zuverlässig abdecken, ohne hohe monatliche Gebühren zu verursachen.

• ● Kostenlose WhatsApp-Business-App: Sie bietet grundlegende Nachrichtenfunktionen, Schnellantworten und ein Unternehmensprofil kostenlos, unterstützt jedoch weder Automatisierungen noch mehrere Mitarbeitende.
• ● Mit den wichtigsten Funktionen beginnen: Automatisierte Bestätigungs-E-Mails und ein gemeinsamer Posteingang erleichtern Schichtübergaben. Sofern das Budget es zulässt, kann zusätzlich eine grundlegende PMS-Synchronisierung eingerichtet werden.
• ● Zusatzfunktionen sollten optional bleiben: KI-Chatbots, mehrsprachiger Support und erweiterte Analysen sind nützlich, lohnen sich jedoch erst, wenn Auslastung und Nachrichtenvolumen die zusätzlichen Kosten rechtfertigen.
• ● Vor Vertragsabschluss testen: Viele Anbieter stellen kostenlose Testversionen oder reduzierte Einstiegspakete bereit. So können Hotels die WhatsApp-Automatisierung ein oder zwei Monate lang ausprobieren, bevor sie einen längerfristigen Vertrag abschließen.

Die passende Plattform auswählen – Checkliste für den Kauf

Bei der Auswahl der richtigen Kommunikationsplattform für Hotels reicht es nicht aus, lediglich die angebotenen Kanäle der einzelnen Anbieter zu vergleichen. PMS-Integration, Sprachunterstützung und der Umfang des Reportings unterscheiden sich erheblich und wirken sich unmittelbar darauf aus, wie gut sich eine Plattform in den täglichen Hotelbetrieb und die Arbeitsabläufe der Mitarbeitenden integrieren lässt.

• ● PMS-Integration: Prüfen Sie, ob die Plattform mit Ihrem bestehenden PMS, Channel Manager und Ihrer Booking Engine integriert werden kann oder als eigenständiges Tool arbeitet, das manuelle Aktualisierungen erfordert.
• ● Sprachunterstützung: Klären Sie, welche Sprachen für gästeorientierte Nachrichten und KI-Antworten unterstützt werden. Je nach Anbieter kann das Angebot von wenigen Sprachen bis zu mehr als 100 reichen.
• ● Umfang des Reportings: Achten Sie nicht nur auf einfache Nachrichtenstatistiken, sondern prüfen Sie, ob die Plattform verwertbare operative Einblicke in Gästeaktivitäten, die Leistung von Automatisierungen und die Nutzung einzelner Kanäle bietet.
• ● Passgenauigkeit für Ihre Unterkunft: Stimmen Sie die Stärken der Plattform – etwa PMS-zentrierte Abläufe, Automatisierung der Guest Journey, KI-gestützte Kommunikation oder CRM und Kampagnen – auf die tatsächlichen Anforderungen Ihres Hotels im Tagesgeschäft ab.

Wer Anbieter anhand dieser Kriterien bewertet, kann leichter eine Plattform auswählen, die den realen betrieblichen Anforderungen entspricht, anstatt sich von der längsten Funktionsliste überzeugen zu lassen.

Checkliste für den Anbietervergleich

Bei der Auswahl einer Kommunikationsplattform für Hotels geht es nicht nur um die unterstützten Kanäle. Hotels sollten auch die PMS-Integration, Sprachunterstützung, Reporting-Funktionen und die Eignung des jeweiligen Anbieters für tägliche Abläufe, Mitarbeiter-Workflows und Anforderungen der Gästekommunikation vergleichen.

Checkliste für Anbieter von Plattformen zur Gästekommunikation

(Die Informationen stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. Stand: Juli 2026.)

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Anastasiia Lypchenko

Content-Autorin bei HotelFriend

In den letzten Jahren hat sich Anastasiia auf die Erstellung von Inhalten rund um Technologie und ihre Rolle bei der Unterstützung von Unternehmen in Wachstum und Erfolg spezialisiert. Mit einem klaren Fokus auf die Guest Journey analysiert und beleuchtet sie die neuesten Trends und Innovationen, die die Hotellerie prägen.