Die Pandemie mit den Schließungsbeschränkungen hat fast alle Arten von Organisationen und Branchen auf der ganzen Welt dazu veranlasst, auf Fernarbeit umzustellen oder alternative und flexible Arbeitsbereiche zu schaffen. Dies wiederum hat zu einer Veränderung der Erwartungen der Mitarbeiter an ihre Arbeitsweise geführt. Laut der von Microsoft durchgeführten Work Trend Index-Umfrage wünschen sich 73 % der Arbeitnehmer, dass flexible Remote-Arbeitsoptionen beibehalten werden, während 67 % mehr Zeit für persönliche Gespräche und Zusammenarbeit mit ihren Teams wünschen.
Quelle: https://www.microsoft.com
Infolgedessen konzentrieren sich Unternehmensleiter jetzt auf die Veränderung und Anpassung ihrer Arbeitsplätze an hybride Arbeitsumgebungen und die Gestaltung flexibler Räume.
Im Gastgewerbe scheint es jedoch fast unmöglich, ein Hotel aus der Ferne zu betreiben. Das hat sich mit dem virtuellen Büro geändert - einer Lösung, die hilft, die Arbeit flexibel und ortsunabhängig zu organisieren. Im Folgenden erfahren Sie, was ein virtuelles Büro ist, wie Sie dieses Arbeitskonzept umsetzen können und ob es für Ihr Hotel geeignet ist.
Was ist ein virtuelles Büro im Gastgewerbe und wie können Sie davon profitieren?
Ein virtuelles Büro im Hotel ist eine digitale Lösung, die es Inhabern und Mitarbeitern von Gastgewerbebetrieben ermöglicht, dank der Automatisierung und Digitalisierung der meisten Prozesse aus der Ferne zu arbeiten. Sie ist für alle Arten von Hotels von großem Interesse, insbesondere für kleine und mittlere Hotels.
Die Lösung ermöglicht die Erledigung von Verwaltungs-, Rezeptions-, Management- und Marketingaufgaben und vieles mehr, ohne direkt im Hotel anwesend sein zu müssen, was einen 24/7-Betrieb garantiert. Diese Mischung aus Mensch-Software-Interaktion hilft den Mitarbeitern, die zugewiesenen Aufgaben professionell und schnell zu erledigen, Social Distancing zu wahren und den Hoteliers, Zeit und Geld zu sparen. Weitere Vorteile sind:
Sie werden ortsunabhängig: Sie können Mitarbeiter nach hohen Qualifikationsstandards auswählen und die besten Talente rekrutieren, egal wo sie sich befinden.
Empfangen Sie Gäste, auch wenn keine Mitarbeiter vor Ort sind: Die Saisonabhängigkeit der Hotellerie und der durch die Pandemie verursachte Arbeitskräftemangel veranlassen Hotels dazu, Prozesse zu automatisieren, die früher manuell durchgeführt wurden, wie z. B. Check-in und Check-out. Dies schafft die Flexibilität, Mitarbeiter einzustellen, wann und wo sie am meisten gebraucht werden, und gibt ihnen die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten.
Vermeidung von Umsatzeinbußen in der Nebensaison: Richtig ausgewählte Tools sorgen für einen reibungslosen Hotelbetrieb, ganz gleich, ob zu Spitzenzeiten, in der Vor- oder Nachsaison. Die Abwesenheit der Mitarbeiter am Arbeitsplatz hat keine Auswirkungen auf die Produktivität und den Umsatz Ihres Hotels.
Bieten Sie Ihren Gästen Möglichkeiten zur Selbstbedienung: Ihre Gäste können über ihr Smartphone ein Zimmer buchen, ein- und auschecken, Dienstleistungen bestellen und bezahlen, während Sie die Buchungen und Bestellungen bestätigen können, wo immer Sie sind.
Verbessern Sie die Servicequalität, sparen Sie Zeit und Geld: Alle Informationen, Änderungen und Aktualisierungen werden automatisch im System angezeigt. Sie wissen, was die Gäste wünschen oder bestellen und erstellen Rechnungen innerhalb einer Minute. Ihre Buchhaltung ist GDPR-konform organisiert.
Für viele Gastgewerbebetriebe bringt ein virtuelles Büromodell eine große positive Veränderung mit sich. Von der Buchungsphase und der Ankunft der Gäste bis hin zum Aufenthalt und der Bezahlung kann jeder Schritt im Verwaltungsprozess aus der Ferne und automatisch durchgeführt werden. Werfen wir einen Blick darauf, wie der virtuelle Hotelbetrieb ohne direkten Gästekontakt aussehen wird, und lernen Sie Tools kennen, die Ihnen helfen, produktiv zu bleiben, während Sie aus der Ferne arbeiten.
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Zeitpunkt der Customer Journey |
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1. Buchung. Gäste können rund um die Uhr Reservierungen über die Website Ihres Hotels, den HotelFriend Marketplace, OTAs wie Booking.com oder Airbnb vornehmen, und alle diese Buchungen werden an einem Ort gespeichert. Sie können sie direkt nach der Reservierung im System sehen und wissen, woher sie kommen. |
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2. Mobiler Check-in. Die Gäste erstellen ein Konto in einer App, füllen ein digitales Formular mit ihren Daten aus, laden ihren Ausweis hoch und unterschreiben digital ohne persönlichen Kontakt. Außerdem können sie ihren Aufenthalt über die App verlängern. Über Chats können sie alle Fragen und Anliegen mit dem Personal besprechen. Sie müssen nicht einmal die Schlüssel holen und können ihr Zimmer schlüssellos über ihr Telefon aufschließen. |
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3. Mittlerer Aufenthalt. Die Gäste können Speisen oder Dienstleistungen bestellen, die Lieferzeit auswählen und per Telefon bezahlen und die Speisen dann ohne Kontakt abholen. In der Zwischenzeit erledigen die Housekeeper die Arbeit, wenn niemand im Zimmer ist. Außerdem versorgt die App Ihre Gäste mit allen wichtigen Informationen - vom WLAN-Passwort bis zum Standort des nächsten Fahrradverleihs. |
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4. Auschecken. Die Gäste können ganz einfach mit ihrem Telefon auschecken. Nachdem sie gegangen sind, ändert sich der Status des Zimmers auf "schmutzig". Wenn das Hauspersonal das Zimmer gereinigt hat, markiert es es als "Gereinigt", und Sie können es in Echtzeit sehen. Jetzt wissen Sie, welche Zimmer für die neuen Gäste bereit sind. |
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5. Nach dem Aufenthalt. Das virtuelle Büro wird auch zu Ihrem Marketing-Assistenten. Mit der HotelFriend-Lösung können Sie zum Beispiel potenzielle Gäste mit automatisierten Erinnerungs-E-Mails und Buchungsangeboten auf Ihre Unterkunft aufmerksam machen und alles, was mit Marketing zu tun hat, an uns auslagern, wie z. B. die Erstellung von Inhalten, Social Media Marketing, die Entwicklung von Websites und vieles mehr. |
Das Konzept eines virtuellen Büros in einem Hotel mag auf den ersten Blick seltsam erscheinen. In einer Welt mit Social Distancing, der Pandemie und der damit verbundenen Einschränkungen sollten Sie jedoch darauf vorbereitet sein, viele Probleme zu lösen. In dieser Hinsicht kann eine effektive Virtual Office-Lösung von HotelFriend den Mitarbeitern helfen, die täglichen Aufgaben aus der Ferne zu erledigen, während Sie die Kosten senken und den persönlichen Kontakt mit den Gästen minimieren können.
Fazit: Deckt ein virtuelles Büro alles ab, was ein Hotelier braucht?
Letztes Jahr schien der Bedarf an Remote-Arbeit ein weiterer Trend zu sein, der kommen und gehen würde. Jetzt zeigt sich jedoch, dass wir nicht mehr an traditionelle Arbeitsplätze gebunden sind. Stattdessen verlagern wir uns in Richtung Flexibilität, hybride und vollständige Fernarbeit. Daher haben die Verantwortlichen im Gastgewerbe die jüngsten Herausforderungen angenommen und ihre ganze Aufmerksamkeit auf die Prozessautomatisierung gerichtet.
Als Hotelbesitzer müssen Sie sich überlegen, wie Sie alle Ihre Mitarbeiter mit den Werkzeugen für eine effektive Arbeit von zu Hause, im Hotel oder unterwegs ausstatten können. HotelFriend Virtual Office ist in dieser Hinsicht genau die Lösung, die eine perfekte Remote-Zusammenarbeit ermöglicht und sich als intelligenter Weg erweist, das Hotelgeschäft anzukurbeln. Es sorgt für eine effizientere Nutzung der Unterkunftseinrichtungen, hilft bei der Anpassung an Spitzen- und Nebensaisonen, senkt die Kosten und macht Ihr Hotel nachhaltiger.
Anstatt sich auf die traditionellen persönlichen Beziehungen zu beschränken, kann Ihr Hotel besser integriert und vernetzt werden, während die Prozesse optimiert und besser organisiert werden. Ist das nicht eine Win-Win-Situation?
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